При работе с компьютерной программой «M.E.Doc» ваши документы надежно защищены от несанкционированного вмешательства. Обмен первичными документами происходит в зашифрованном виде с использованием электронной цифровой подписи АЦСК «Украина» — национального лидера по показателю безопасности. Ключи электронной цифровой подписи являются уникальным набором символов, не могут быть подобраны или скопированы и являются гарантом того, что электронный документ подписан именно владельцем электронного ключа.
Сама программа «M.E.Doc» является надежным средством наложения ЭЦП, признана экспертизой Государственной службы специальной связи и защиты информации (ГСССЗИ).
Обмен первичными документами. Как это работает?
Работает очень просто. Для удобства рассмотрим обмен первичными документами на примере контрагента «А» и контрагента «Б». Итак:
Хорошая новость! Для отправки документов в электронном виде вам не нужно выяснять адрес электронной почты контрагента и контролировать его актуальность! Документы будут переданы напрямую к получателю на основании его кода ЕГРПОУ с помощью сервера электронного документооборота! Это полностью гарантирует безопасность и высокую скорость доставки.
2. Получив электронный документ, контрагент «Б» имеет возможность:
- «Затвердити документ» — выбирается при условии, что полученный документ не содержит ошибок и полностью устраивает контрагента «Б» (при этом отправителю документа, т.е. контрагенту «А», будет автоматически отправлено сообщение о подтверждении документа).
- «Відмовити у прийомі» — выбирается при наличии в документе ошибок. В этом случае необходимо указать причину отклонения документа. Контрагенту «А» будет автоматически отправлено сообщение об отклонении документа с указанием причины отказа.
- «Відредагувати документ» — выбирается при условии, что документ содержит ошибки или неточности, и контрагент «Б» намерен их исправить (не предусмотрено при обмене налоговыми накладными и приложением 2).
Хорошая новость! Документ может редактироваться бесконечное количество раз, пока окончательный вариант не устроит обе стороны. Выявление ошибки и запрос на ее исправление теперь будет занимать всего пару минут, и никаких телефонных переговоров и ожидания писем с новыми документами! Вся история изменений (редактирований) документа фиксируется в программе и может быть пересмотрена в любой момент.
1. Настройка параметров работы с модулем «Электронный документооборот» в программе «M.E.Doc».
Перед началом работы необходимо загрузить в программу лицензию (код доступа) для работы с модулем «ЭДО». Для этого выберите, пожалуйста, «Головне меню» — «Адміністрування» — «Керування кодом доступу» (Рис. 1).
Для загрузки кода доступа из сети интернет необходимо нажать кнопку «Завантажити», после чего программа отобразит ваш код доступа. Нажмите кнопку «ОК» (Рис. 2).
2. Передача документов из «1С:8» в «M.E.Doc» и обратно при помощи программы «ПЧЕЛА».
-
первичные документы:
-
отчеты:
— Декларация по налогу на добавленную стоимость (НДС) с приложениями;
— Форма № 1. Баланс;
— Форма № 2. Отчет о финансовых результатах;
— Форма № 3. Отчет о движении денежных средств (по прямому методу);
— Форма № 3-н. Отчет о движении денежных средств (по непрямому методу);
— Форма № 4. Отчет о собственном капитале;
— Форма № 5. Примечания к годовой финансовой отчетности;
— Формы № 1-м, 2-м. Финансовый отчет субъекта малого предпринимательства.
Обратите внимание! В имени файла указан код ЕГРПОУ организации, для которой программа «ПЧЕЛА» будет работать в полнофункциональном режиме.
Выбрав файл, нажмите кнопку «Открыть».
Перед вами открылось рабочее окно программы «ПЧЕЛА».
Для корректной работы необходимо единоразово осуществить настройки для каждой организации. Для этого в открывшемся окне программы «ПЧЕЛА» перейдите на вкладку «Настройки» (Рис. 3) и укажите:
- каталог установленной программы «M.E.Doc»;
- период отбора первичных документов «по умолчанию».
Хорошая новость! Теперь можно передавать одновременно несколько типов первичных документов! Вы можете отправить вашему контрагенту сразу весь пакет документов по хозяйственной операции.
Для передачи документов в «М.Е.Doc» в рабочем окне программы «ПЧЕЛА» на вкладке «Первичные документы» выберите, пожалуйста, период, организацию и тип документа (Рис. 4) и нажмите кнопку «Найти по параметрам» .
В появившемся списке документов выберите необходимые. Выделить все документы можно с помощью кнопки «Выделить все» (Рис. 5). Выделение нескольких документов выполняется стандартной комбинацией клавиш для Windows:
- CTRL + левая кнопка мыши – для поштучного выделения;
- SHIFT + левая кнопка мыши – для выделения «от» и «до».
Рис. 5
Хорошая новость! Документы, полученные от контрагентов в программу «M.E.Doc», можно автоматически передать в «1С:8».
С помощью программы «ПЧЕЛА» из «M.E.Doc» в «1С:8» можно передать следующие входящие документы:
После передачи документы появятся в программе «1С:8».
- передать документы в «M.E.Doc» из программы «1С» с помощью программы «ПЧЕЛА» (пункт 2 данной инструкции);
- импортировать из других программ в формате *.xml через «Файл» – «Імпорт» – «Імпорт звітів»;
- создать непосредственно в программе «M.E.Doc».
Для создания налоговой накладной в программе «M.E.Doc» выполните, пожалуйста, следующие действия:
5. После заполнения документа на вкладке «Наступні дії» выберите «Перевірити документ» (Рис. 9).
Далее необходимо сохранить документ, нажав сверху на панели инструментов кнопку «Зберегти» .
Все документы будут храниться в разделе «Первинні документи».
4. Согласование налоговой накладной с контрагентом, регистрация документа в Едином реестре налоговых накладных (ЕРНН) и отправка зарегистрированной налоговой накладной контрагенту.
В программе есть два варианта отправки документов: отправить на регистрацию в ЕРНН или отправить документ контрагенту для согласования. Рассмотрим вариант с предварительным согласованием.
1. В открытой налоговой накладной на вкладке «Наступні дії» выберите, пожалуйста, «Передати документ на підпис» и введите пароли для наложения электронной цифровой подписи. Для отправки документа на вкладке «Наступні дії» выберите «Відправити контрагенту» (Рис. 10).
Для получения уведомления необходимо нажать кнопку «Отримати повідомлення» или клавишу F9 на клавиатуре (Рис. 11).
Рис. 11
Получив документ, контрагент может либо принять его, либо отклонить, указав причину отказа, о чем уведомит квитанция соответствующего содержания (Рис. 12, 13).
Рис. 12
2. После согласования документа с контрагентом его нужно отправить на регистрацию в ЕРНН. Для этого в открытом документе на вкладке «Наступні дії« выберите «Відправити в ДФС« (Рис. 14).
Хорошая новость! В реестре первичных документов у контрагента-получателя предварительно согласованный с вами документ будет автоматически заменен зарегистрированным документом, высланным вами позже. Никакой путаницы не возникнет!
5. Создание счетов, актов и других первичных документов и отправка их контрагентам.
Другие первичные документы по аналогии с налоговыми накладными также можно переносить из «1С» с помощью программы «ПЧЕЛА» (пункт 2 данной инструкции) или создать непосредственно в программе «M.E.Doc».
Рассмотрим вариант создания первичного документа в программе «M.E.Doc».
Для создания первичного документа в программе «M.E.Doc»выполните, пожалуйста, следующие действия:
1. В реестре первичных документов выберите период, за который будете создавать документ, и нажмите «Файл» –«Створити» (Рис. 16).
Рис. 17
3. В отдельном окне откроется бланк документа, который необходимо заполнить, сохранить и отправить контрагенту.
Для отправки первичных документов контрагентам на вкладке «Наступні дії» выберите «Відправити документ»(Рис. 18). Программа запросит пароли для наложения электронной цифровой подписи, после введения которых документ будет отправлен.
Хорошая новость! Отображение статуса и этапа обработки документа позволит вам легко отслеживать состояние документа. Отчет со статистикой обмена первичными документами формируется автоматически!
6. Получение первичных документов от контрагентов.
Хорошая новость! С помощью специального приложения «M.E.Doc — Інформер» вы можете осуществлять проверку входящей корреспонденции даже при выключенной программе!
-
«Затвердити документ» — выберите при условии, что полученный документ не содержит ошибок и полностью вас устраивает. Автору документа будет автоматически отправлено сообщение о согласовании документа.
-
«Відмовити у прийомі» — выберите при наличии в документе ошибок. В этом случае необходимо указать причину отклонения документа (Рис. 20).
-
«Відредагувати документ» — выберите при условии, что документ содержит ошибки или неточности, и вы намерены исправить их (не предусмотрено при обмене налоговыми накладными и приложением 2).
На вкладке «Редакції» автоматически фиксируется дата и время редактирования документа (Рис. 21).
При необходимости, в поле «Комментарий» можно ввести любую информацию относительно текущего документа. Историю изменений документа с комментариями будут видеть все стороны документооборота.
Рис. 21